Que fait le responsable des achats?

La responsable des achats supervise tous les aspects des opérations d'achat de son entreprise. Elle donne généralement l’approbation finale de ce que chaque département achète pour maintenir ses activités quotidiennes. Cela peut inclure des acquisitions aussi petites que des trombones jusqu'aux achats importants de biens d'équipement, tels que des véhicules, du matériel lourd et des machines et outils de production. Les demandes d’approvisionnement incluent également régulièrement des achats incorporels tels que des contrats de fournisseur et de service. Les dépenses de fonctionnement, ainsi que les frais de maintenance et de réparation, nécessitent souvent l’autorisation du responsable des achats.

Lors de l’examen des demandes d’achat, le responsable des achats doit généralement tenir compte de divers facteurs. Outre de simples contraintes budgétaires, elle doit prendre en compte les performances passées d'un service et déterminer si celui-ci a utilisé correctement et efficacement les fonds approuvés. Généralement, elle doit analyser les besoins par rapport aux désirs et tenir compte des répercussions à long terme de ses décisions d’approuver ou de refuser les demandes d’achat. En cas de refus de financement, le responsable des achats est généralement tenu de justifier sa décision.

Étant donné les subtilités de nombreuses demandes, être le responsable des achats nécessite souvent la capacité d'interpréter avec précision les contrats et de déterminer leurs implications à long terme ou moins évidentes. Une solide connaissance du droit des contrats peut être très utile, tout comme une connaissance de la réputation des entreprises et des entités impliquées. La responsable des achats tient compte des faits ainsi que des implications plus ambiguës dans la prise de décision en matière d'affectation de fonds.

Selon la nature de l'entreprise, une personne occupant ce poste peut devoir prendre en compte de nombreux facteurs lors d'une demande d'approvisionnement. Ces problèmes peuvent inclure l'examen de différentes qualités et types de matériaux demandés afin de déterminer quels choix sont les plus rentables sans compromettre la qualité. L'analyse des tendances en matière de prix pouvant influer sur le calendrier des achats peut également faire partie du travail, de même que l'examen des politiques et procédures nationales et régionales susceptibles d'influencer les décisions en matière d'achat.

Si le responsable des achats travaille pour une entreprise ayant de nombreuses succursales ou filiales opérant sous une autorité organisationnelle commune, des achats groupés ou coopératifs peuvent être nécessaires. Cela obligerait le responsable des achats à s'entretenir avec les chefs de département pour déterminer si un achat très important de biens ou de services serait lucratif. Elle peut également communiquer avec le personnel clé sur des alternatives d’achat permettant de réaliser des économies. Ces options peuvent inclure l’utilisation de matériaux recyclés ou d’autres sources d’énergie, susceptibles de générer des économies sous la forme de déductions fiscales ou de remises compensant les coûts d’achat initialement plus élevés.

Les exigences pour un poste de responsable des achats varient selon les sociétés. En général, une formation et une formation en comptabilité, ainsi qu'une excellente compréhension des méthodes de comptabilité des achats, sont utiles. Aucune autre formation spécialisée ou éducation n'est généralement requise. La considération la plus importante est un contexte vérifiable dans les achats discrétionnaires qui démontre un bon jugement et une responsabilité fiscale.

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