Qu'est-ce qu'une boîte postale?

Un des services bancaires que les entreprises de toutes tailles peuvent trouver utiles est un service de boîte postale. Essentiellement, une boîte postale est tout simplement une boîte postale que votre banque établit pour votre entreprise et que celle-ci contrôlera. Vous recevez une adresse de remise qui permettra à vos clients d’envoyer le paiement de toutes les factures émises par votre organisation directement dans la boîte postale. À son tour, votre banque ouvrira toute la correspondance, déposera les chèques dans vos comptes et vous fournira un accès électronique vous permettant de voir les activités quotidiennes. En bref, votre banque devient le moyen par lequel vous recouvrez des créances et les déposez dans votre compte d’exploitation, de paie ou autre.

Sécuriser une boîte postale pour votre entreprise présente plusieurs avantages. L'un des plus importants est la sécurité. En règle générale, les boîtes aux lettres sont protégées au-delà des mesures de sécurité habituelles associées à une boîte postale. Lorsqu'un paiement atteint votre boîte postale, les chances qu'il tombe entre de mauvaises mains sont quasiment nulles. Cela peut vous donner, à vous et à votre clientèle, un sentiment de confort.

Deuxièmement, la procédure de verrouillage vous aide beaucoup à enregistrer des paiements dans votre système comptable. De nombreuses banques sont en mesure de fournir des détails sur les paiements déposés, notamment des images des chèques et tous les autres documents accompagnant le chèque. Souvent, un lot quotidien de reçus peut être téléchargé au format PDF et utilisé pour la saisie manuelle dans votre système. Cette méthode évite à votre équipe de comptabilité d’ouvrir le courrier et de trier les contrôles avant de saisir les données. En outre, cela élimine la nécessité de préparer un dépôt bancaire.

Toutefois, vous pourrez peut-être gagner encore plus de temps, selon le type de logiciel de comptabilité utilisé. De nombreuses banques peuvent fournir un rapport délimité qui peut être importé directement dans certains logiciels de comptabilité. Si vous avez la chance d’avoir un logiciel compatible, alors l’enregistrement des paiements peut prendre quelques instants, même si la liste des paiements atteint des centaines de personnes.

Le troisième avantage du système lockbox est que vous avez un historique de sauvegarde de vos comptes clients. Si quelque chose de majeur se produisait avec votre logiciel de comptabilité logicielle et que vous perdiez une partie ou la totalité des données, les rapports d'historique sur l'activité de la lockbox peuvent vous aider à commencer le processus de reconstruction. Cela signifie que vous pouvez mettre à jour rapidement vos comptes clients et commencer à reconstruire mois après mois vos rapports de revenus et dépenses.

Bien qu'une lockbox n'exécute aucune fonction que votre équipe de comptabilité ne pourrait pas faire pour vous, les avantages liés au gain de temps, à la source d'informations de sauvegarde et à la sécurité renforcée font de ce système une option très attrayante. Vérifiez auprès de votre banque aujourd'hui et voyez ce qu'elle a à offrir sous la forme d'un programme de boîte postale.

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