मीटिंग प्लानर क्या करता है?

एक मीटिंग प्लानर व्यापारिक बैठकों या सम्मेलनों से पहले और उसके दौरान सभी विवरणों को संभालता है। मीटिंग प्लानर मीटिंग के लिए स्थान तय करते हैं और सभी बुकिंग करते हैं। वे न केवल बैठक की जगह बुक करते हैं, बल्कि स्पीकर और कैटरर्स की व्यवस्था करते हैं। नियोजकों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि सभी दृश्य श्रव्य दृश्य और कंप्यूटर उपकरण समय पर बैठक स्थल पर हों और ठीक से काम कर रहे हों। एक मीटिंग प्लानर उपस्थित लोगों को अभिवादन करने के लिए बैठक में भाग लेता है और किसी भी समस्या को संभालने के साथ-साथ सहभागी टिप्पणी कार्ड वितरित और एकत्र करता है।

बैठक के परिणामों के बाद एक बैठक योजनाकार होने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है और कई योजनाकारों ने उपस्थित लोगों को टिप्पणी कार्ड सौंप दिए हैं। अच्छे नियोजक हमेशा अपने कौशल में सुधार करने की कोशिश कर रहे हैं। बैठक में भाग लेने वालों की टिप्पणियों से योजनाकार को किसी भी समस्या का पता लगाने में मदद मिल सकती है जिसे उसने नोटिस नहीं किया है, ताकि उम्मीद है कि भविष्य की बैठकों में वही गलतियां दोहराई नहीं जाएं।

बैठक के उद्देश्य को एक योजनाकार द्वारा ध्यान में रखा जाना चाहिए क्योंकि वह घटना के लिए सभी व्यवस्था करता है। उदाहरण के लिए, यदि वरिष्ठ प्रबंधकों को एक नई कंपनी के उत्पाद को पेश करने के मुख्य उद्देश्य के लिए एक कॉर्पोरेट बैठक आयोजित की जा रही थी, तो योजनाकार उन वक्ताओं को खोजने की कोशिश करेगा जो आइटम के बारे में सबसे अधिक जानकार थे। उत्पाद के आधार पर, वह बैठक के दौरान उपयुक्त समय पर सहायक द्वारा वितरित उत्पादों को रखने की व्यवस्था कर सकता है। घटना में, एक बैठक योजनाकार एक मंच या मंच पर वक्ताओं को पेश कर सकता है।

बैठक नियोजकों को उन्हें आवंटित बजट के भीतर घटनाओं के लिए सभी व्यवस्थाएं करनी चाहिए। रद्दीकरण या अन्य शुल्क से बचने के लिए, मीटिंग प्लानर को स्थान और सेवाओं को बुक करने के लिए उचित समय की अनुमति देने में निपुण होना चाहिए। उसे या अनुबंधों को भी समझना चाहिए और कई अलग-अलग फर्मों द्वारा प्रस्तुत प्रस्तावों में से सबसे अच्छा प्रस्ताव कैसे चुनना है। बैठक योजनाकारों को आमतौर पर कम से कम स्नातक की डिग्री की आवश्यकता होती है।

उपस्थित लोगों के पंजीकरण को सावधानीपूर्वक एक बैठक योजनाकार द्वारा नियंत्रित किया जाता है। मीटिंग प्लानर को मीटिंग शेड्यूल के उपस्थित लोगों को सूचित करने के साथ-साथ शहर से बाहर मीटिंग में भाग लेने वाले कर्मचारियों के लिए आवास और परिवहन की व्यवस्था करना सुनिश्चित करना चाहिए। प्लैनर्स को यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि सूचना संबंधी वस्तुएं जैसे कि ट्रेड शो ब्रोशर को समय पर ठीक से मुद्रित और वितरित किया जाए।

ट्रैवलिंग कई मीटिंग प्लानर्स के करियर का एक बड़ा हिस्सा है। अधिकांश नियोजक अच्छे होटलों में रहेंगे, क्योंकि कॉर्पोरेट सेमिनार आकर्षक परिवेश में आयोजित किए जाते हैं। हालांकि, नियोजकों को बैठक के दौरान सेट किए गए विवरणों के साथ-साथ उनकी योजनाबद्ध घटनाओं की निगरानी करना सुनिश्चित करना चाहिए और सुबह जल्दी काम शुरू करना चाहिए। एक मीटिंग प्लानर को हमेशा सबसे नन्ही सी बात भी याद रखनी चाहिए, जैसे कि सुनिश्चित करें कि नाम टैग समय पर आए हैं और सटीक हैं।

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