खरीद अनुरोध आदेश क्या है?

सामान्य तौर पर, खरीदारी की आवश्यकता आदेश एक ऐसा रूप है जो किसी वस्तु को खरीदने का अनुरोध करता है। ये ऑर्डर अक्सर बड़ी कंपनियों और संगठनों द्वारा खरीद और लागत का प्रबंधन करने के लिए उपयोग किया जाता है। एक केंद्रीय प्रसंस्करण विभाग, जिसे अक्सर क्रय विभाग कहा जाता है, आमतौर पर आदेशों का मूल्यांकन करता है और निर्धारित करता है कि उन्हें कहां से स्रोत बनाना है। एक बार यह निर्धारित हो जाने के बाद, किसी विक्रेता से अनुरोध की गई वस्तुओं की खरीद के लिए खरीद आवश्यकता क्रम को सामान्यतः खरीद आदेश में बदल दिया जाता है।

खरीद के आदेश के आदेश अक्सर कागज के रूप या ऑनलाइन दस्तावेजों के रूप में आते हैं। या तो मामले में, प्रपत्रों को उसी प्रकार की जानकारी की आवश्यकता होती है, जैसे कि अनुरोधकर्ता का नाम और विभाग, किसी भी लागू खाता संख्या, भाग संख्या और अनुरोधित वस्तुओं का विवरण, और किसी भी सुझाए गए विक्रेताओं से उत्पादों का स्रोत। यदि ऑनलाइन हैं, तो विशेष आवश्यकता सॉफ्टवेयर के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप से फॉर्म जमा किए जा सकते हैं, या उन्हें पारंपरिक पेपर फॉर्म की तरह प्रिंट आउट और अग्रेषित करने की आवश्यकता हो सकती है।

आमतौर पर, खरीद प्रक्रिया व्यक्तिगत या विभागीय स्तर पर शुरू होती है। उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी को नए लैपटॉप कंप्यूटर की आवश्यकता होती है, तो उसे इसके लिए खरीदारी की आवश्यकता के आदेश देने की आवश्यकता हो सकती है। इस तरह के व्यक्तिगत आदेशों के मामलों में, प्रपत्र को अक्सर पहले प्रबंधक या विभाग प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए ताकि आगे के मूल्यांकन के लिए एक केंद्रीकृत क्रय विभाग को भेजा जा सके।

जब खरीद की आवश्यकता का आदेश क्रय विभाग में आता है, तो अक्सर यह देखने के लिए मूल्यांकन किया जाता है कि क्या वस्तु की वास्तव में आवश्यकता है और यदि इसके लिए आवंटित धन है या नहीं। यदि ये स्थितियां पूरी हो जाती हैं, तो क्रय विभाग आम तौर पर यह निर्धारित करेगा कि विश्वसनीय विक्रेताओं की सूची का उपयोग करके आइटम कहाँ से लाया जाए। महंगी खरीद के मामले में, वे सबसे अधिक प्रतिस्पर्धी शब्द खोजने के लिए कई विक्रेताओं से बोलियां मांग सकते हैं। वरीयता के रूप में उद्धृत किसी भी विक्रेता को वरीयता दी जा सकती है, हालांकि कुछ क्रय विभागों के पास अंतिम सोर्सिंग निर्णय लेने का अधिकार है जो संगठन के लिए सबसे अच्छा है। एक बार जब अंतिम विवरणों को मंजूरी दे दी जाती है, तो आमतौर पर चुने हुए विक्रेता के साथ लेनदेन को पूरा करने के लिए खरीद आदेश जारी किया जाता है।

अपने दम पर, खरीद की आवश्यकता के आदेश में अक्सर कोई आधिकारिक क्रय शक्ति नहीं होती है। यह आमतौर पर अंतिम खरीद आदेश है जो कंपनी और विक्रेता के बीच एक अनुबंध का गठन करता है। हालाँकि, कुछ संगठन खरीद आदेशों के साथ परस्पर विनिमय आदेशों का उपयोग कर सकते हैं। इन मामलों में, खरीद की आवश्यकता के आदेश का उपयोग सीधे विक्रेता के साथ एक विशेष वस्तु खरीदने के लिए अनुबंध के रूप में किया जा सकता है, जिसमें कोई द्वितीयक खरीद आदेश आवश्यक नहीं है।

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