Toplantı Planlayıcısı Ne Yapar?

Bir toplantı planlayıcısı, iş toplantıları veya sözleşmelerden önceki ve sonraki tüm ayrıntıları ele alır. Toplantı planlamacıları toplantıların yapıldığı yerlere karar verir ve tüm rezervasyonları yapar. Sadece toplantı alanı için rezervasyon yaptırmazlar, aynı zamanda konuşmacılar ve hazırlayıcılar için de düzenlemeler yaparlar. Planlayıcılar, tüm gerekli görsel işitsel ve bilgisayar ekipmanlarının toplantı yerinde olduğundan ve düzgün çalıştığından emin olmalıdır. Bir toplantı planlamacı, toplantıya katılımcıları selamlamak ve her türlü sorunu ele almak ve aynı zamanda katılımcı yorum kartlarını dağıtmak ve toplamak için toplantıya katılır.

Toplantı sonuçlarını takip etmek toplantı planlamacısının önemli bir parçasıdır ve pek çok planlamacı katılımcılara yorum kartları dağıttı. İyi planlamacılar her zaman yeteneklerini geliştirmeye çalışıyorlar. Toplantıya katılanların yorumları, planlamacının farketmediği sorunları bulmalarına yardımcı olabilir, böylece aynı hataların gelecekteki toplantılarda tekrarlanmamasını sağlayabilirsiniz.

Toplantının amacı, etkinlik için tüm düzenlemeleri yaparken bir planlayıcı tarafından akılda tutulmalıdır. Örneğin, üst düzey yöneticilere yeni bir şirket ürünü tanıtmak amacıyla bir şirket toplantısı yapılırsa, planlayıcı madde hakkında en bilgili konuşmacıları bulmaya çalışır. Ürüne bağlı olarak, toplantı sırasında uygun zamanda ürünlerin asistan tarafından dağıtılmasını da sağlayabilir. Etkinlikte, bir toplantı planlayıcısı konuşmacıları bir platformda veya sahnede tanıtabilir.

Toplantı planlayıcıları, kendilerine tahsis edilen bütçeye uygun etkinlikler için tüm düzenlemeleri yapmak zorundadır. İptal veya diğer ücretlerden kaçınmak için bir toplantı planlamacısının, yer ve hizmetler için uygun zaman ayırma konusunda usta olması gerekir. Ayrıca sözleşmeleri ve birkaç farklı firma tarafından sunulan tekliflerden en iyi teklifi nasıl seçeceğini de anlamalıdır. Toplantı planlamacıları genellikle en az lisans derecesine sahip olmak zorundadır.

Katılımcıların kaydı bir toplantı planlayıcısı tarafından dikkatlice yapılır. Toplantı planlamacıları, toplantı programları katılımcılarını bilgilendirmenin yanı sıra şehir dışında toplantılara katılan çalışanlar için konaklama ve ulaşım düzenlemeleri yapmayı da sağlamalıdır. Planlayıcılar ayrıca fuar broşürleri gibi bilgi öğelerinin zamanında basıldığından ve teslim edildiğinden emin olmalıdır.

Seyahat etmek birçok toplantı planlayıcısının kariyerinin büyük bir bölümünü oluşturur. Kurumsal seminerler cazip bir ortamda yapılmaya meyilli olduğu için planlamacıların çoğu güzel otellerde kalacaktır. Ancak, planlamacılar kurulum ayrıntılarını izlediğinizden ve toplantı sırasında planlanan etkinliklerini izlediğinizden ve sabah erkenden işe başlamadan emin olmalıdırlar. Bir toplantı planlayıcısı, ad etiketlerinin zamanında geldiğinden ve doğru olduğundan emin olmak gibi en küçük şeyleri bile daima hatırlamalıdır.

DİĞER DİLLER

Bu makale size yardımcı oldu mu? Geri dönüşünüz için teşekkür ederiz Geri dönüşünüz için teşekkür ederiz

Nasıl yardımcı olabiliriz? Nasıl yardımcı olabiliriz?